Seit Beginn der Corona-Pandemie Anfang des letzten Jahres arbeiten viele Beschäftigte, vor allem aus indirekten Bereichen, von zu Hause aus. Aufgrund politischer Empfehlungen und nachfolgend der Veröffentlichung des SARS-CoV-2 Standards des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) geschah dies pandemiebedingt eher abrupt und in vielen Betrieben ohne eine entsprechend planvolle Vorbereitung durch Unternehmen, Führungskräfte und Beschäftigte. In Unternehmen mit bereits vor der Pandemie bestehenden und gelebten Prozessen und Regelungen zur mobilen Arbeit war der Übergang einfacher, wie verschiedene Studien vermuten lassen.
Homeoffice und mobile Arbeit
im Lichte der Gesetzgebung
In der im August 2020 veröffentlichten SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel fand der Begriff „Homeoffice“ auch Eingang in das untergesetzliche Regelwerk. Eine dezidierte Verpflichtung zum Homeoffice ergab sich in der Folge aus der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung vom 21. Januar 2021 des BMAS. Allerdings wurden im April 2021
die bisherigen Bestimmungen der Corona-Arbeitsschutzverordnung zu Homeoffice in das Infektionsschutzgesetz übertragen und verbindlicher gefasst. Arbeitgeber sind demnach weiterhin verpflichtet, Homeoffice anzubieten, sofern dem keine zwingenden betrieblichen Gründe entgegenstehen. Beschäftigte sind ebenfalls verpflichtet, diese Angebote anzunehmen, soweit ihrerseits keine Gründe entgegenstehen.
In Zeiten vor Corona war Homeoffice legal nicht definiert, sondern fungierte mehr oder weniger als Oberbegriff für das Arbeiten von zu Hause aus, egal ob dies im Rahmen mobiler Arbeit oder Telearbeit erfolgte. Mit Veröffentlichung der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel wird vom Gesetzgeber klargestellt, dass Homeoffice eine Form der mobilen Arbeit ist, und eine Möglichkeit, die Zahl der gleichzeitig im Betrieb anwesenden Beschäftigten zu reduzieren und die Einhaltung von Abstandsregeln zu unterstützen. Entsprechend heißt es, dass mobiles Arbeiten eine Arbeitsform darstellt, die nicht in einer Arbeitsstätte gemäß § 2 Absatz 1 Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) oder an einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz gemäß § 2 Absatz 7 ArbStättV im Privatbereich des Beschäftigten ausgeübt wird, sondern bei dem die Beschäftigten an beliebigen anderen Orten (zum Beispiel beim Kunden, in Verkehrsmitteln, im Hotel, in einer Wohnung) tätig werden.
Voraussetzungen für mobile Arbeit
Homeoffice stellt damit eine spezifische, eher eingeschränkte Form mobilen Arbeitens dar. Mobile Arbeit kann auch als zeit- und ortsflexibles Arbeiten verstanden werden. Um mobiles Arbeiten erfolgreich umsetzen zu können, ist als Grundvoraussetzung eine geeignete technische und organisatorische Infrastruktur nötig. Vertrauen in Leistung und Einsatzbereitschaft der Beschäftigten ist daneben eine zentrale Voraussetzung für Führungskräfte. Mobiles Arbeiten verlangt mehr Absprachen zwischen Führungskräften und Beschäftigten, die mit einem höheren Kommunikations- und Organisationsaufwand verbunden sind. Wie auch bei der Arbeit vor Ort im Unternehmen sind bei mobiler Arbeit – und damit auch bei der Arbeit im Homeoffice – einige grundlegende Aspekte des Arbeits- und Gesundheitsschutzes zu berücksichtigen. Allerdings wird der Einflussbereich des Arbeitgebers außerhalb des Betriebsgeländes sicherlich geringer sein als innerhalb: Daher ist davon auszugehen, dass bei mobil arbeitenden Beschäftigten die Eigenverantwortung bezogen auf Arbeitsschutz und Ergonomie relevante Aspekte noch wichtiger werden wird.
Bei mobiler Arbeit muss der Arbeitgeber neben arbeitszeitrechtlichen Aspekten folgende Gesichtspunkte des Arbeits- und Gesundheitsschutzes beachten: Nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gehört es zu den Grundpflichten eines Arbeitgebers, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen.
Weitere Vorgaben zum Arbeitsschutz enthalten insbesondere das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) sowie weitere Arbeitsschutz- und Präventionsverordnungen beispielsweise auch der nichtstaatlichen Regelsetzung der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Grundlegende Verpflichtungen ergeben sich ebenfalls aus der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (vgl. § 618 BGB).
Entsprechend der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel sollen betriebliche Regelungen zu Arbeitszeiten und der Erreichbarkeit von Beschäftigten getroffen werden. Zudem sind Beschäftigte im Hinblick auf einzuhaltende Arbeitszeiten, Arbeitspausen, darüber notwendige Dokumentation, die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung und die Nutzung der Arbeitsmittel, zum Beispiel korrekte Bildschirmposition, möglichst separate Tastatur und Maus, richtige und wechselnde Sitzhaltung und Bewegungspausen zu unterweisen. Durch eine geeignete Arbeitsorganisation muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass Beschäftigte, denen entsprechende technische Möglichkeiten für das Homeoffice im Moment nicht zur Verfügung stehen, ihre Arbeitsaufgaben erfüllen können und ausreichend Zugang zu betrieblicher Kommunikation und Informationen haben. Dabei soll der Arbeitgeber auch Auswirkungen möglicher psychischer Belastungsfaktoren berücksichtigen.
Unabhängig von pandemiespezifischen Arbeitsschutzregelungen, die zeitlich befristet sind, hat der Arbeitgeber auch bei mobiler Arbeit Gefährdungen zu ermitteln. Allerdings werden im Rahmen des mobilen Arbeitens Arbeitsplätze in der Regel nicht fest eingerichtet, da mobiles Arbeiten an und für sich der Flexibilisierung von Arbeitsumständen dient, womit Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung einen anderen Fokus einnehmen werden müssen.
Fallgestaltungen mobiler Arbeit
Wie oben beschrieben, ist mobiles Arbeiten weder an die Betriebsstätte noch an den Arbeitsplatz zuhause gebunden. Ebenso können elektronische als auch nicht elektronische Arbeitsmittel zum Einsatz kommen. Mobiles Arbeiten ist auch nicht orts- und zeitgebunden und kann damit von wechselnden Orten jederzeit durchgeführt werden, sofern das Arbeitszeitgesetz und tarifvertragliche Regelungen zur Arbeitszeit es zulassen.
Eine besondere Herausforderung für die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung besteht in den vielfältigen Möglichkeiten, mobil zu arbeiten. Die nachfolgende Auflistung an Fallgestaltungen mobiler Arbeit ist deshalb nicht als abschließend zu betrachten:
- Dienstreise – öffentliches Verkehrsmittel Zug
- Dienstreise – öffentliches Verkehrsmittel Flugzeug
- Dienstreise – Mitfahrer in einem Fahrzeug (auch Taxi)
- Fester Arbeitsort – Telearbeitszentren (auch coworking spaces)
- Fester Arbeitsort – beim Kunden
- Fester Arbeitsort – in Warteräumen
- Fester Arbeitsort – in Messe- und Kongresszentren
- Fester Arbeitsort – in Hotellobby oder im Hotelzimmer
- Fester Arbeitsort – in Gast- und Raststätten
- Fester Arbeitsort – im öffentlichen Raum (Parkbank, Café o.Ä.)
- usw.
Die Verpflichtung zur Gefährdungsbeurteilung bedeutet in diesem Kontext, dass der Arbeitgeber die oben aufgeführten Fallgestaltungen – falls für die jeweiligen Tätigkeiten relevant – betrachten und Maßnahmen daraus ableiten muss. Arbeitgeber müssen sich bewusst machen: „Was ist die Aufgabe der Person, die mobil arbeitet, und wie kann sie diese produktiv und gesundheitsgerecht bewältigen?“ Die für Büroarbeitsplätze bzw. Wissensarbeitende bestehenden Gefährdungsbeurteilungen können damit nicht unbedingt überarbeitet und auf den jeweiligen mobilen Arbeitsplatz übertragen werden. Vielmehr muss vorab eine anlassunabhängige bzw. abstrakte Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden.
Pflichten von Arbeitgebern und Beschäftigten
Die Ermittlung der vorhandenen Gefährdungen ist die Grundlage für die nachfolgende Beurteilung der Gefährdungen sowie für die Festlegung von notwendigen Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Bei der Ermittlung der Gefährdungen können betriebsspezifische Gefährdungskataloge systematisch durchgearbeitet werden, um sicherzustellen, dass die tatsächlich vorhandenen Gefährdungen festgestellt werden. Als weiteres Hilfsmittel kann z. B. auch der Katalog der Gefährdungsfaktoren der BAuA (s. auch www.baua.de Themen Arbeitsgestaltung im Betrieb Gefährdungsbeurteilung Gefährdungsfaktoren) zugrunde gelegt werden. Damit es nicht zu Beeinträchtigungen bei den Mitarbeitenden kommt, sind die Rahmenbedingungen, so gut es geht, vor Aufnahme der mobilen Arbeit zu bewerten und zu gestalten.
Zudem trifft die Beschäftigten eine erhöhte Verantwortung nach § 15 Abs. 1 ArbSchG, selbst darauf zu achten, dass Arbeits- und Gesundheitsvorschriften eingehalten werden, da sie den überwiegenden Teil der Umstände ihrer Arbeit selbst bestimmen und die Arbeit außerhalb des arbeitgebereigenen „Herrschaftsbereichs“ verrichtet wird. Die Eigenverantwortung Beschäftigter hinsichtlich ihrer Gesundheit zu stärken, ist im Kontext des betrieblichen Gesundheitsschutzes und auch der Gesundheitsförderung ein wichtiges Ziel betrieblicher Präventions- und Sensibilisierungsmaßnahmen.
Die Beschäftigten sind verpflichtet, alle Vorschriften, betriebliche Festlegungen und Anweisungen des Arbeitsschutzes zu befolgen. Sie sind verpflichtet, nach ihren Möglichkeiten sowie gemäß Weisung für ihre und erforderlichenfalls auch für die Sicherheit und Gesundheit anderer Personen Sorge zu tragen. Basis hierfür sind die Unterweisungen, Informationen und Erläuterungen, die sie von ihren Vorgesetzten erhalten.
Der Arbeitgeber muss jedoch seinen Schutzpflichten weiterhin dadurch gerecht werden, dass er organisatorische Maßnahmen trifft und seinen Beschäftigten klare Verhaltensanweisungen gibt. Entsprechend rückt die Pflicht des Arbeitgebers, die Beschäftigten zu unterweisen, stärker in den Vordergrund. Die Pflichten des Arbeitgebers, seine Arbeitnehmer über den eigenverantwortlichen Umgang mit Risiken hinreichend zu informieren und diesbezüglich zu befähigen, erfahren eine stärkere Betonung. Der Arbeitgeber hat in diesem Kontext auch die Aufgabe zu überprüfen, ob die Beschäftigten geistig und körperlich befähigt sind, sich um die Eigenvorsorge zu kümmern.
Beschäftigte sind entsprechend zu qualifizieren, bzw. es ist sinnvoll, ein entsprechendes Bewusstsein für Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu erzeugen. Dies gilt letztlich aber nicht nur bei mobiler Arbeit, bei der die Beschäftigten nicht direkt unter dem Einfluss des Vorgesetzten stehen, sondern auch in Bereichen, in denen es zum Beispiel um die sicherheits- und gesundheitsgerechte Verwendung von Arbeitsmitteln im Unternehmen geht.
Der Arbeitgeber muss also seine Beschäftigten auch dazu bringen, dass sie sich mögliche Risiken bei ihrer mobilen Arbeit selbst bewusst machen und zu einer „eigenen kleinen Gefährdungsbeurteilung“ fähig sind. Das heißt, dass die Unterweisung der mobil Arbeitenden einen deutlich größeren Raum einnehmen muss, als dies im Betrieb gelebt wurde bzw. wird.
Abstrakte Gefährdungsbeurteilung
Arbeitsmittel kommen bei allen Fallgestaltungen mobiler Arbeit zum Tragen; deshalb ist es essenziell, dass diese
zu Arbeitsaufgabe und Arbeitsumgebung passen. Eine Hilfestellung zur Bewertung mobiler Arbeitsmittel hat das ifaa mit der Neuauflage der Ergonomie-Checkliste vorgenommen. Tipps zur Verwendung finden sich ferner in der ifaa-Handlungshilfe „Ganzheitliche Gestaltung mobiler Arbeit“; wichtige Hinweise sind im Allgemeinen:
- Tablets und Smartphones eignen sich nur für kleinere Aufgaben.
- Für umfangreichere Arbeiten empfehlen sich Notebooks oder Convertibles; zusätzlich sollte eine ergonomische Maus und bei länger fortgesetzter
Dauer eine externe Tastatur sowie ein Zusatzakku für längere Laufzeiten vorgesehen werden. - Auf entspiegelte Displays und Bildschirme ist zu achten.
- Die Bildschirmanzeige sollte eine hohe Leuchtdichte/Helligkeit besitzen.
- Für Bildschirmgröße und Leistungsfähigkeit gilt: So groß wie für die ergonomische Arbeit erforderlich, so klein wie möglich.
- Das Gesamtgewicht sollte unter drei Kilogramm liegen.
- Zum Transport empfehlen sich Rucksack oder Tasche mit Laptop-Fach.
Für die ergonomische Verwendung von Arbeitsmitteln müssen weiterhin beispielsweise die Arbeitsumgebungsbedingungen und physische Einwirkungen betrachtet werden. Aber auch bestimmte mechanische Gefährdungsfaktoren und die Beurteilung psychischer Belastung können bei mobilem Arbeiten eine Rolle spielen und müssen daher vom Arbeitgeber beachtet werden. Für vier Fallgestaltungen mobiler Arbeit sind in Tabelle 1 einige beispielhafte Gefährdungen aufgelistet; die Tabelle ist nicht abschließend und ließe sich mühelos u.a. auch um weitere Gefährdungsfaktoren, wie z.B. aus dem bereits oben angesprochenen BAuA-Katalog, erweitern. Vermutlich werden sich auch Gefährdungen bei den meisten Fallgestaltungen wiederholen.
Gemäß den Handlungsschritten zur Gestaltung sicherer und gesundheitsgerechter Arbeitssysteme sind aus der Ermittlung möglicher Gefährdungen und aus den Ergebnissen der Beurteilung sowie einer eventuell anschließenden Risikobeurteilung das erforderliche Schutzniveau bzw. der anzustrebende Soll-Zustand abzuleiten. Die zu vereinbarenden Schutzziele sollen generell den sogenannten SMART-Kriterien (siehe Kasten) genügen. Neben Sofortmaßnahmen, wie sie z.B. für die oben angesprochenen Arbeitsmittel relativ schnell durchgeführt werden können, gibt es Maßnahmen für Themenfelder, deren Implementierung entsprechend länger dauern kann. Beispiel: Von den Unternehmen sollten eindeutige Regelungen hinsichtlich des Arbeitsumfangs und der -zeiten bei mobiler Arbeit kommuniziert werden oder dem Druck einer erweiterten arbeitsbezogenen Erreichbarkeit ist durch klare Arbeitszeitregelungen und entsprechende Vereinbarungen oder Ähnliches vorzubeugen.
Da die Unterweisung nach § 12 ArbSchG grundsätzlich vor Aufnahme einer Tätigkeit erfolgen soll, kann es sinnvoll sein, betriebsintern eine Matrix mit Fallgestaltungen für mobile Arbeit und hierbei potenziell auftretenden Gefährdungen aufzuspannen. Das gemeinsame Durcharbeiten dieser Matrix ist entsprechend Bestandteil des Führungshandelns.
Dabei ist es wichtig, dass Führungskräfte bei den Beschäftigten Interesse und Verständnis für die Gefährdungssituationen im Betrieb sowie bei mobiler Arbeit und für die vorgesehenen Schutzmaßnahmen wecken. Die Beschäftigten sollen die positiven Effekte von Maßnahmen des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes erkennen und so die Herstellung bzw. Aufrechterhaltung einer befriedigenden Arbeitsschutzsituation auch zu ihrem Anliegen machen und entsprechend auch eigenverantwortlich handeln. Kenntnisse über Gefahren, die aus eigenen Erfahrungen bei mobiler Arbeit sowie aus Informationen über Erkenntnisse und Erfahrungen anderer gewonnen wurden, leisten hierbei ebenfalls einen Beitrag.
Die Matrix und die daraus abzuleitenden Gefährdungsbeurteilungen sowie Unterweisungen sind dann an die jeweilige Gefährdungsentwicklung anzupassen.
Im Rahmen der Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung ist generell zu prüfen, ob die implementierten Maßnahmen erhalten werden. Im Zuge dieser Erhaltungskontrolle sind Restgefährdungen zu ermitteln; hierfür ist der Arbeitgeber auf Hinweise seiner Beschäftigten bei der mobilen Arbeit entsprechend angewiesen.
Ausblick
Die abstrakte Gefährdungsbeurteilung mobiler Arbeit ist ein wichtiger, aber sensibler Bereich der unternehmerischen Aufgaben. Umso wichtiger ist die Information der Beteiligten vor ihren „Außeneinsätzen“. Nur eine transparente Sicherheitskultur kann Fehlinterpretationen von abstrakten Gefährdungen entgegenwirken. Wichtig für die innerbetriebliche Akzeptanz ist deshalb sowohl die klare Vorabinformation der Beschäftigten als auch die Beteiligung der betroffenen Mitarbeiter und Führungskräfte.
Homeoffice ist kein Selbstzweck. Auch wenn unter der Pandemie diese Arbeitsform zur Kontaktreduzierung und damit zu einer Verminderung von Infektionen beigetragen hat, müssen zukünftig Unternehmen und Beschäftigte im Rahmen der Berücksichtigung betrieblicher Belange prüfen, ob und für wen mobiles Arbeiten die geeignete Form des Arbeitens ist. Ein Zwang zum Homeoffice hilft daher nicht weiter.
Literatur
Bundeanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.) Handbuch Gefährdungsbeurteilung, https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung-im-Betrieb/ Gefaehrdungsbeurteilung/Expertenwissen/ Expertenwissen.html?view=pdfViewExt
ifaa – Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e. V. (Hrsg.) (2020) Ganzheitliche Gestaltung mobiler Arbeit, Springer, Berlin
ifaa – Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e. V. (Hrsg.) (2020): Checkliste Ergonomie: https://www.arbeitswissenschaft.net/fileadmin/Downloads/Angebote_und_ Produkte/Checklisten_Handlungshilfen/ Checkliste_Ergonomie_Neuauflage_ Formular_AR_01.pdf.
ifaa – Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e. V. (Hrsg.) (2018) Checkliste Mobile Arbeit: https://www.arbeitswissenschaft.net/fileadmin/Downloads/ Angebote_und_Produkte/Checklisten_ Handlungshilfen/Checkliste_Mobile_Arbeit_ Formular_2019_AR.pdf