Zusammenfassung Vor dem Hintergrund weit reichender Veränderungsprozesse definiert die Oberfinanzdirektion Rheinland Gesundheit und Arbeitsfähigkeit ihrer Beschäftigten als Unternehmensziele von entscheidender Bedeutung. In Kooperation mit der Unfallkasse NRW und der Ruhr-Universität Bochum wird deswegen ein ganzheitliches Gesundheitsmanagementsystem entsprechend dem aktuellen Stand der Forschung implementiert. Signifikante positive Effekte können z.B. in Bezug auf Handlungsspielraum und Bewältigungsstrategien der Beschäftigten sowie auf das gesundheitsbezogene Führungsverhalten erzielt werden. Aufgrund dieser Erfolge wird momentan der Transfer des Gesundheitsmanagementsystems in weiteren Finanzämtern durchgeführt. Schlüsselwörter
· Arbeits- und Gesundheitsschutz
· Betriebliche Gesundheitsförderung
· Gesundheitsmanagement
· psychische Belastungen
· Führung
· Safety and health management
· Workplace health promotion
· health management
· stress
· leadership
Problemstellung und Hintergründe
Die Finanzverwaltung hat mit einer hochkomplexen Arbeitsmaterie zu tun. Dabei waren in den letzten Jahren nicht zuletzt auch aufgrund von Personalabbau zunehmende Arbeitsverdichtung und damit einhergehend beständige Anpassungsprozesse erforderlich geworden. Das Ziel einer stärkeren Bürgerserviceorientierung definiert Anforderungen, die als wichtige Unternehmensziele erreicht werden sollen. Im Gleichklang dazu ist jedoch neben der Kunden- auch die Mitarbeiterorientierung als zentrale Größe erkannt worden. Ein steigender Altersschnitt und immer mehr Beschäftigte, die an der Leistungsgrenze arbeiten, machten es notwendig, sich um die gesundheitlichen Auswirkungen der Belastungen auf die Beschäftigten zu kümmern. Psychische Belastungen, insbesondere chronisches Stresserleben, können zu einer Vielzahl ungünstiger Beanspruchungsfolgen führen bis hin zu psychischen, aber auch körperlichen Erkrankungen1. Vor diesem Hintergrund haben die Finanzverwaltung in Nordrhein-Westfalen bzw. auch viele einzelne Finanzämter Handlungsbedarf erkannt und sind mit zum Teil sehr hohem Engagement tätig geworden: In den Finanzämtern der Oberfinanzdirektion Rheinland wurden in den letzten Jahren zahlreiche Maßnahmen zur Gesundheitsförderung durchgeführt. Beispiele sind die jährlichen Vorsorgeuntersuchungen, Arbeitsplatzbegehungen im Hinblick auf die ergonomische Gestaltung, Angebote zur Teilnahme an Bewegungs-, Ernährungs- oder Entspannungsprogrammen. Wie auch in anderen Organisationen anzutreffen wurde dabei bis zum Projektbeginn der Akzent eher auf verhaltenspräventive Maßnahmen und weniger auf die Verhältnisprävention gelegt. Zudem war häufig bedingt durch eine große Zahl unverknüpfter Einzelmaßnahmen zwar das Engagement und der gute Wille erkennbar, der rote Faden schien jedoch oft zu fehlen. Hierzu bot sich im Sinne moderner Ansätze an, Gesundheitsförderung und Arbeitsschutz gemeinsam als Bestandteile eines betrieblichen Gesundheitsmanagements zu betrachten2. Erfolgsfaktoren entsprechender systematischer Ansätze sind seit einigen Jahren bekannt und zusammenfassend dargestellt3. Von entscheidender Bedeutung sind ausgewogene Vorgehensweisen im Hinblick auf die Integration in (Personal-) Management und Controlling, die Schaffung von Strukturen, der Einbezug der Führungskräfte, die Arbeitsgestaltung sowie ein auf Transparenz gerichtetes Informations- und Kommunikationsmanagement4, bis hin zur bedarfsorientierten Nutzung elektronischer Medien wie z.B. einer intranetbasierten Gesundheitsplattform5.
Die Finanzverwaltung NRW ist eine bei der Unfallkasse NRW gesetzlich unfallversicherte Einrichtung. In Erfüllung ihres erweiterten Präventionsauftrages kann die Unfallkasse eine Vielzahl von Dienstleistungen erbringen. Zu diesen Präventionsleistungen zählen Beratung und Überwachung, Seminare, Projekte oder auch Anreizsysteme. Entsprechend der wissenschaftlichen Befunde im Hinblick auf die systematische und integrative Organisation von Sicherheit und Gesundheit hat die Unfallkasse NRW ein Prämiensystem entwickelt, im Rahmen dessen vorbildliches Engagement der versicherten Einrichtungen ausgezeichnet werden kann. Insofern wird hier der Blick nicht nur auf das gerichtet, was noch fehlt, sondern in einem wertschätzenden Dialog sehr ressourcenorientiert gemeinsam daran gearbeitet, wie vorhandene Potentiale weiter auf- und ausgebaut werden können6. Für die Finanzverwaltung in NRW wurden neben sehr vielen Seminarveranstaltungen auch mehrere weiterführende Beratungsgespräche geführt, die in der Planung und Durchführung des großen gemeinsamen Projektes mündeten.
Ziele was sollte erreicht werden und wie?
Um einen wie eben skizzierten systematischen und integrativen Ansatz erfolgversprechend umsetzen zu können, wurde das Projekt Gesunde Finanzverwaltung initiiert. Die Oberfinanzdirektion Rheinland konnte dabei gemeinsam mit der Unfallkasse NRW die Ruhr Universität Bochum als weiteren kompetenten Projektpartner gewinnen.
Als wichtigstes Ziel ist die nachhaltige Förderung der Gesundheit und Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten definiert worden. Bereits vorhandene Ansätze im Zusammenhang von Arbeits- und Gesundheitsschutz, Gesundheitsförderung und Mitarbeiterorientierung sollten systematisiert, koordiniert und evaluiert werden mit dem Ziel, ein systematisches und nachhaltig wirksames Gesundheitsmanagementsystem aufzubauen. Dieses umfasst folgende Bestandteile: Strukturen inklusive Regelung der Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Abläufe, Führung, Arbeitsgestaltung, Information und Kommunikation, Gesundheitsaktivitäten und -programme, sowie Controlling und Evaluation. Durch die Orientierung an wissenschaftlich gesicherten Erkenntnissen (state of the art) konnte ein effizientes und nachhaltig wirksames betriebliches Gesundheitsmanagementsystem aufgebaut werden, das damit weit über eine bloße Kombination verhaltens- und verhältnispräventiver Maßnahmen hinausgeht. Insbesondere auch die Vernetzung der Finanzämter untereinander aber auch mit anderen Einrichtungen war einer der entscheidenden Gedanken im weiteren Verlauf des Aufbaus des Gesundheitsmanagementsystems7. Dieses wurde durch einen gezielten Projektaufbau und die Verzahnung der Aktivitäten in den Dienststellen im Zeitraum von 2004 bis 2008 erfolgreich implementiert. Bewährte wie innovative Vorgehensweisen wurden in bedarfsorientierter Form angegangen und umgesetzt8. Im einzelnen wurde wie folgt vorgegangen:
Vorgehen was genau wurde getan?
Da für ein nachhaltig wirksames Gesundheitsmanagementsystem die erfolgreiche Etablierung gesundheitsrelevanter Strukturen von besonderer Wichtigkeit ist, wurde zunächst unter Leitung des Finanzpräsidenten der Landeszentralabteilung Romuald Warich und unter Beteiligung der Dienststellenleitungen der Finanzämter ein zentrales Steuerungsteam eingerichtet, das für die Planung, Abstimmung, Koordination und Evaluation der Gesundheitsmaßnahmen verantwortlich zeichnet. Es hat sich herausgestellt, dass es wichtig ist, die örtliche Personalvertretung von Anfang an im zentralen Steuerungsteam einzubinden.
Auf der Ebene der Oberfinanzdirektion wurde ein Team Gesundheit eingerichtet, in dem engagierte Beschäftigte als Dienstleister, Moderatoren und Vermittler auch für die einzelnen Finanzämter zur Verfügung stehen. Auf der Ebene der einzelnen Finanzämter wurden zusätzlich örtliche Steuerungsteams gebildet, durch die Vorgehensweisen und Maßnahmen vor Ort initiiert und gesteuert wurden. In den einzelnen Finanzämtern wurden dabei zuerst die strukturellen Grundlagen und personellen Verantwortlichkeiten für das Gesundheitsmanagementsystem festgelegt. Schwerpunkte waren neben der Einrichtung der Steuerungsteams in jedem der teilnehmenden Finanzämter die Einbindung und Motivation der Führungskräfte für das Gesundheitsmanagementsystem sowie eine Erhebung der Gesundheitslage der Finanzämter durch eine internetgestützte Befragung: Dazu wurde in den Jahren 2005 und 2007 der Fragebogen Arbeits- und Gesundheitsschutz Betriebliche Gesundheitsförderung Kurzversion (FAGS BGF KV) eingesetzt. Bedarfsorientiert abgeleitete Maßnahmen wurden z.B. bezüglich der Ergonomie, der Arbeitsorganisation, der Teamentwicklung oder der sonstigen sozialen Arbeitsgestaltung durchgeführt.
Dabei wurden erforderliche Informations- und Kommunikationsprozesse systematisch berücksichtigt und gefördert. Wichtige Maßgabe war, sowohl die Informationsvermittlung von oben nach zu optimieren, als auch über ein Rückkopplungssystem die Beschäftigten zu beteiligen und Wirkungen des Projekts an der Basis stetig zu verfolgen. Ein derart breit aufgestellter Ansatz ist von den Kooperationspartnern als notwendig erachtet worden, um die in der betrieblichen Praxis häufig anzutreffenden Schwierigkeiten und Hindernisse beim Umgang mit dem Thema Gesundheit im Betrieb insbesondere bei der erforderlichen Berücksichtigung psychischer Belastungen9 überwinden zu können.
Ergebnisse was wurde erreicht?
Im Rahmen der Evaluation konnte im Vergleich der beiden Messzeitpunkte eine Fülle von positiven Veränderungen belegt werden. So konnten nicht nur der Handlungsspielraum und die Bewältigungsstrategien der Beschäftigten, sondern auch die Gesundheitskultur insgesamt signifikant verbessert werden. Das gesundheitsbezogene Führungsverhalten konnte in den Dimensionen Beteiligung und Einbindung sowie Weitergabe von Informationen hochsignifikant verbessert werden. Weiterhin konnten durch entsprechend maßgeschneiderte Gesundheitsprogramme Häufigkeit und Intensität von Rückenschmerzen verringert werden. Auch die durch Rückenschmerzen verursachten Beeinträchtigungen konnten signifikant verringert werden. Die Teilnahmequote der Aktion: Gesunder Rücken fiel mit 48,64 % auch im Vergleich zu sonstigen einschlägigen Erfahrungen im Zusammenhang mit Gesundheitsaktionen oder Gesundheitschecks durchaus zufriedenstellend aus. Die errechnete Differenz der durch Rückenschmerzen verursachten Fehltage in den Jahren 2006 versus 2007 beträgt 27 Fehltage pro 100 Personen; damit konnte eine Reduzierung der durch Rückenschmerzen verursachten Fehltage um 12,3 % erreicht werden. Schließlich konnte auch ein signifikanter Anstieg der regelmäßigen sportlichen Aktivitäten im Vorher-Nachher Vergleich belegt werden10. Diese Erfolge sind umso höher zu bewerten, als sie vor dem Hintergrund weiterhin gestiegener hoher Arbeits- und emotionaler Anforderungen erreicht werden konnten. Auch bei der Förderung bzw. Nutzung von Ressourcen konnten Erfolge erzielt werden11. Auf der Ebene des Finanzministeriums NRW wurde eine neue Stelle für einen Diplom-Psychologen mit entsprechendem Schwerpunkt geschaffen, um das Gesundheitsmanagement möglichst nachhaltig umsetzen, beibehalten und in die Fläche bringen zu können.
Aus Sicht der beteiligten Finanzämter wurden gesundheitsbezogene Sensibilisierung und Bewusstseinsbildung der Beschäftigten inklusive der Führungskräfte als wichtige Projekterfolge gewertet. Mitarbeiterorientiertes Führungsverhalten, das Gesundheit als Führungsaufgabe versteht, konnte durch Maßnahmen wie Sachgebietsleitercoaching und Teamentwicklungsprozesse weiter gefördert werden.
Aufgrund der vielfältigen positiven Entwicklungen hat das Projekt Gesunde Finanzverwaltung mittlerweile auch internationale Aufmerksamkeit auf sich gezogen. Durch die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (OSHA) wurden die Vorgehensweisen im Rahmen der Gesunden Finanzverwaltung als Beispiel guter Praxis auf der Internetseite der OSHA veröffentlicht12. Dort findet sich z.B. auch eine zahlenmäßig detailliertere Darstellung der Projektergebnisse.
Übertragbarkeit wie geht es weiter?
Durch die Oberfinanzdirektion Rheinland ist vorgesehen, die im Projekt durchgeführten Vorgehensweisen zum Aufbau eines Betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems in die Fläche der bis dahin noch nicht beteiligten übrigen Finanzämter zu bringen. Die weitere Vernetzung ist dabei ein wichtiger Erfolgsfaktor für die beteiligten Organisationen. Dazu ist genau wie bei den von Anfang an beteiligten Pilotfinanzämtern unter anderem vorgesehen, vor Ort entsprechende Strukturen zu bilden und Gesundheitsbefragungen als Analyse des Ist-Zustandes und zur Ableitung bedarfsorientierter Maßnahmen durchzuführen. Um dieses Vorhaben zu unterstützen wurde ein Leitfaden zur Einführung des Gesundheitsmanagementsystems Gesunde Finanzverwaltung in 7 Schritten erstellt13. Darin werden als Erfolgsfaktoren alle Schritte zur Einführung eines Gesundheitsmanagementsystems inklusive der zugrundeliegenden A-B-C-Strategie (Austausch Beteiligung Commitment) beschrieben.
Die Einrichtung eines nachhaltig wirksamen Gesundheitsmanagementsystems wie das der gesunden Finanzverwaltung ist aufgrund des als erfolgreich nachgewiesenen umfassenden Ansatzes auch für andere (Verwaltungs-)Betriebe empfehlenswert.
Literatur
1. Hasselhorn H-M, Portuné R (2010). Stress, Arbeitsgestaltung und Gesundheit. In: Badura B, Walter U, Hehlmann T (Hrsg.). Betriebliche Gesundheitspolitik. Der Weg zur gesunden Organisation. 2. Auflage. Springer: Heidelberg. 361376
2. Ulich E, Wülser M (2010). Gesundheitsmanagement in Unternehmen. 3. überarbeitete und erweiterte Auflage. Gabler. Wiesbaden
3. Zimolong B (Hrsg.) (2001). Management des Arbeits- und Gesundheitsschutzes Die erfolgreichen Strategien der Unternehmen. Wiesbaden: Gabler
4. Elke G (2010). Wie eine nachhaltige betriebliche Gesundheitsförderung besser gelingen kann. In: Psychologie der Arbeitssicherheit und Gesundheit: Sicher bei der Arbeit und unterwegs wirksame Ansätze und neue Wege. Trimpop R, Gericke G, Lau J (Hrsg.) Kröning, Asanger Verlag: 1116
5. Gurt J, Schwennen C, Elke G (2008). Integriertes IuK-Management Nutzen einer Intranetbasierten Gesundheitsplattform. In: Innovationsfähigkeit stärken Wettbewerbsfähigkeit erhalten. Präventiver Arbeits- und Gesundheitsschutz als Treiber. Tagungsband zur 2. Jahrestagung des BMBF-Förderschwerpunkts. Aachen, 4. und 5. 12. 2008
6. Portuné R, Reichert T, Weber M, Kaup H (2010). Wertschätzung und bare Münze: Wirtschaftliche und psychologische Faktoren im Einklang. Das Prämiensystem der Unfallkasse Nordrhein-Westfalen. In: Smettan J (Hrsg.). Chancen und Herausforderungen der Wirtschaftspsychologie. Deutscher Psychologen Verlag (DPV). Berlin. 212218
7. Elke G, B Zimolong, et al. (2007). Betriebliche Kompetenz- und Gesundheitsförderung durch integrierte Netzwerk-, Organisations- und Personalentwicklung Forschungsprojekt INOPE. In: Innovationsfähigkeit in einer modernen Arbeitswelt, Berlin 29.30.03.2007. Streich D, Wahl D. Frankfurt/M., Campus: 101108
8. Gurt J, Zimolong B, et al. (2009). Innovationen in der Finanzverwaltung im Rahmen der Einführung eines Gesundheitsmanagementsystems. Innovation und Prävention Beiträge der Projekte aus der Fokusgruppe Betriebliches Innovationsmanagement. Institut für Technik der Betriebsführung. München, Mering, Rainer Hampp: 75 88
9. Portuné R (2009). Zwischen Kür und Knochenarbeit. Psychosoziale Aspekte und Gesundheit im Arbeitsleben. In: Ludborzs B, Nold H (Hrsg.), Psychologie der Arbeitssicherheit und Gesundheit. Entwicklungen und Visionen. Heidelberg, Kröning: Asanger Verlag. 234252
10. Schwennen C, Zimolong B, Elke G. Bochumer Präventionsprogramm Gesunder Rücken Programmbeschreibung und Evaluationsergebnisse. In B. Zimolong (Hrsg.), Bochumer Berichte zur Angewandten Psychologie Nr. 25. Bochum: Ruhr-Universität Bochum.
11. Zimolong B, Göpfert A-L, et al. (2010). Welche Wirksamkeit haben Ressourcen für die psychische Beanspruchung. In: Psychologie der Arbeitssicherheit und Gesundheit: Sicher bei der Arbeit und unterwegs wirksame Ansätze und neue Wege. R. Trimpop, G. Gericke and J. Lau (Hrsg.). Kröning, Asanger Verlag: 331314
12. Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (OSHA 2010): http://osha.europa.eu/data/case-studies/healthy-fiscal-authority-2013-mental-health-promotion-in-tax-authorities-in-north-rhine-westphalia/Healthy-Fiscal-Authority.pdf
13. Elke G, Zimolong B, Lemm J, Pferdmenges U (2010). Leitfaden zur Einführung des Gesundheitsmanagementsystems Gesunde Finanzverwaltung in 7 Schritten. http://www.inope.de/dwn/Leitfaden_GMS.pdf
